Perché è importante la dematerializzazione dei documenti? Ecco la risposta

Perché è importante la dematerializzazione dei documenti? Ecco la risposta

Le piattaforme digitali hanno cambiato il mondo, su questo non c’è alcun dubbio. Non vorremmo soffermarci a capire se il cambiamento è stato in meglio o in peggio; tuttavia, non possiamo negare che l’avvento di queste piattaforme ci ha catapultati in un futuro che appariva inimmaginabile.

Tra i meriti dell’avanzamento tecnologico c’è anche la creazione di software per la dematerializzazione dei documenti (come quello di Savino Solution). Questo processo prevede, infatti, l’uso di sistemi e software appositamente studiati per questa funzione, con lo scopo di implementare l’efficienza e la rapidità delle operazioni aziendali.

Un’unica piattaforma in grado di controllare tutti i processi

Il processo di dematerializzazione rende più efficienti tutti i processi aziendali. Infatti, prevede l’utilizzo di una sola piattaforma da cui sia possibile controllare tutti i processi e i reparti aziendali, con la sola necessita di una postazione di lavoro da cui avviare il controllo.

In modo molto semplice, con pochi click, è dunque possibile assicurarsi dello stato di avanzamento di tutti i processi; inoltre, un ulteriore software permette anche la condivisione di informazione tra i vari utenti attivi in modo facile e immediato.

Per esempio, un buon sistema di dematerializzazione dei documenti gestisce la documentazione a partire dal versamento, attraverso le fasi di prelievo e fino all’organizzazione. Per meglio capire, è possibile pensare alla dematerializzazione come ad una catena di montaggio, nella quale sono gestite tutte le fasi della realizzazione di un progetto. Come la catena di montaggio, anche la dematerializzazione offre la possibilità di avere pieno controllo di tutte le attività da un’unica postazione.

Inoltre, è a disposizione degli utenti anche la possibilità di realizzare un sistema documentale che sia calibrato sulle esigenze della specifica azienda e sulle sue caratteristiche. Una volta terminata la realizzazione di questo sistema documentale, diviene possibile sapere tutti i flussi di lavoro dell’organizzazione, nello stesso istante.

La dematerializzazione: tra la traccia automatizzata e altri vantaggi

I sistemi di dematerializzazione offrono adesso un’ulteriore possibilità: quella di avere una traccia automatizzata della funzione dello storico di un documento o di un processo.

In aggiunta alla funzione dello storico, comunque, grazie alla dematerializzazione, è anche possibile risalire a quella della ricerca dei documenti. In questo modo reperire dati, documenti e informazioni diviene molto più semplice e veloce.

Tuttavia, i vantaggi della dematerializzazione dei documenti non finiscono qui. Essa, prima di tutto, riesce nell’impresa di risolvere le problematiche relative allo spazio. Infatti, non è assolutamente più necessario archiviare documenti cartacei in magazzini appositi, da quando esiste l’opportunità di realizzare un sistema documentale.

L’archiviazione cartacea, come è risaputo, purtroppo, comporta un dispendio di denaro per l’acquisto o l’affitto di un magazzino di grandi dimensioni, ma anche il rischio di smarrimento dei documenti, o del loro depauperamento. La perdita di informazioni e documenti, inoltre, è da sempre un gravissimo danno per le aziende; per fortuna, l’utilizzo di software per la dematerializzazione diminuisce drasticamente questo rischio.
Inoltre, un vantaggio che questo sistema presenta rispetto agli archivi cartacei è quello di consentire il reperimento di documenti in poco tempo. Non c’è paragone tra il tempo impiegato a setacciare i ripiani di un archivio colmo di faldoni e quello necessario per impostare una ricerca dal proprio pc con inserimento di filtri.

Una piattaforma di ultima generazione permette, quindi, di migliorare tutte le fasi di lavoro, dalla ricerca dei documenti alla loro condivisone, con l’aggiunta della possibilità di disporre di funzioni realizzate per le esigenze aziendali. L’organizzazione di tali procedure in merito alla gestione delle tipologie documentali viene implementata utilizzando i metadati, che permettono di avviare il versamento, la consultazione e la condivisione dei documenti delle aziende.

 

Carlo Bellini